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新社会人に伝えたい、名刺交換とメールのマナー

blogmain_20160517

 

 

4ヶ月ほどブログから離れていた間にいろいろなことがあって…

いや、いろいろありすぎて上書き保存され続けていました、イケダです。

どうやら人間の記憶は常に上書き保存されるみたいです(確信)

 

そんな保存された記憶の中で残っているものを掘り出してみました。

 

 

〜それは去年の出来事〜

 

キバヤシ社長「デザイナー採用するから広告だすわ」

 

イケダ「はーい」

 

……

 

…………

 

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〜年明け頃〜

 

キバヤシ社長「新卒2人とったから」

 

イケダ「!?」

 

 

まって?

中途の採用じゃなかったの?

採用って新卒採用のこと?

 

 

???

 

 

 

そんなわけで!

去年まで学生だったフレッシュマンがジョインしました(とても若い)

 

すでに自分たちでスケジュールを引かせたり、デザイン案を提出させたり、キバヤシ社長にプレゼンさせたり…

(たぶんキバヤシ社長へのプレゼンが鬼門だろうな〜がんばって…!)

かなり実践的なことをさせてます。

 

 

とはいえまだまだ社会人のたまご。

ビジネスマナーを学んでもらうべく、外部研修も受けてもらっています。

 

その研修で学んだことをまとめて報告してもらっているのですが、

内容を読んでいるとイケダも改めて学ぶこともありまして、

せっかくなので備忘録的にまとめることにしました。

 

 


 

 

1.名刺交換のマナー

 

 

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社会人の先輩方には当たり前かもしれませんが、新卒のころはとても迷いました。

「先輩が先…だよね?」「相手の部長さんが先…だよね?」

なんて心の中で思いながら、交換した記憶があります笑

 

新人のころは上司や先輩と同行することの多いと思いますので

名刺を渡す機会の多い人はぜひ参考にしてみてください。

新人Aと先輩社員Bが、取引先企業にお伺いし、

部長Cと部下Dと名刺交換をする場合…

 

 

1)先輩社員B から 部長Cへ

2)先輩社員B から 部下Dへ

※まずは先輩社員からご挨拶するのがマナーです。

 

3)新人A から 部長Cへ

4)新人A から 部下Dへ

※相手に目線を合わせ、相手より下から名刺を渡しましょう。

また、名刺を渡す / 受け取る際に指で会社のロゴやお名前を隠してしまわないように気をつけましょう。

 

このような流れで交換をします。

先輩の名刺交換の様子を見ながら、

元気よく名刺交換しましょう!

 

 


 

2.ビジネスメールのマナー

 

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日頃から何十通とメールを送っておりますが、

たかがメール、されどメールになりかねないビジネスでのメール…

 

あの時あんな書き方をしなければ!

と後悔しないようにしたいものですね。

 

いくつかポイントがありますが、その中でこれは!というものを書き出してみました。

 

 

 

① 返信は24時間以内

L○NEみたいに既読がつけばいいのですが、そうはいかないのがメール。

「届いてますよ!」という意味も込めて、メールの返信は迅速に行いましょう。

 

 

② タイトルを工夫する

メールって意外に多くの企業様から受け取るんです。(イケダ体験談)

お問い合わせのメールや仕事に直接関わってくるもの、社内メールなどなど…

ちょっとメールチェックしないだけで受信トレイがいっぱい!なんてこともしばしば。

そんな中で大事なメールは読んで欲しいもの。

【重要】や【緊急】など件名に付けると一目でわかります。

 

 

 

③ メールの1行は35文字程度

ついつい伝えたいことがたくさんあると長くなってしまいがちなメール。今この文のように続けて書いていると、文の切れ目がわかんなくなってなんだか疲れてしまいます。同じ行を読んでしまった!なんて悲劇にもならないようにするためにも大事です。

 

 

読みやすい文章は35文字程度で折り返すと見やすいそうです。

と、いいますのも、受け取り側のメールソフトや設定によっては横スクロールをしなければならなかったり

変なところで改行されてしまったりするそうで、読みにくくなってしまいます。

句読点や区切ってもおかしくないところで改行することを心がけましょう。

 

 

 

④ 書き出しは柔らかい言葉で

文章って感情が読み取りづらいですよね。

今この文もキバヤシ社長に怒られて不機嫌で書いてても分からないように。

 

だからこそ、相手が不快にならないように気をつけましょう。

「恐れ入りますが」 「大変恐縮ですが」 「お忙しいかと思いますが」 などの

一言添えるだけで文章が柔らかくなり、マイナスの印象を与えないようにできます。

 

 

 

⑤ 返信は「Re:+送られてきた件名」でよい

たまーに見かけます。丁寧に件名を変えていただける方。

しかし、同じ件名がコロコロ変わってしまうと、

同時にいくつか並行してメールしていると、どっちがどっち!?と

わからなくなってしまいます。

 

丁寧なことではありますが、「Re:」でも問題ありません。

 

 

 

⑥ 落ち着いて読み返す。

以上のことを踏まえて、誤字脱字や添付漏れがないか、確認しましょう。

急がば回れ。どんなにいい内容でも、おかしい日本語やデータがなければ、相手に伝わりません。

 

 

 


 

 

 

以上、名刺交換とメールマナーでした。

 

新卒の2人にはまだまだセミナーに行っていただく予定ですので

また新しい発見がありましたら、報告したいと思います。

 

 

それでは!

 

2 comments for “新社会人に伝えたい、名刺交換とメールのマナー

  1. K
    2016年5月20日 at 8:09 AM

    「マナー」は、いつ・どの場面でも大切ですよね。
    当たり前のように知っていても、意識づけを改めて行わねば!!と初心に帰れた気がします。
    いつもタメになる情報ありがとうございます!!

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